۴ نکته برای بهبود جلسات مجازی


جلسات مجازY دست و پا چلفتی: همه ما آنها را تجربه کرده ایم. احتمالا ویدیوپخش بی بی سی از دو کودک را دیدید. شاید شما به طور تصادفی صداهای ناخواسته ای ایجاد کرده اید که فکر می کنید میکروفون خاموش است. شما نیز ممکن است قربانی یک نقص فنی شده باشید، مانند وکیل ناامیدی که فیلتر گربه را در یک جلسه مجازی روشن کرد و نتوانست آن را خاموش کند. نمی توان انکار کرد که آنها سرگرم کننده هستند، اما آنها همچنین به ما یادآوری می کنند که در حالی که جلسات مجازی به یک بخش عادی از دنیای ما تبدیل شده است، این روش ارتباطی مشکلات زیادی دارد. کنار گذاشتن فیلترهای گربه، تکراری بودن، بی اثر بودن و نگهداری آسان از معایب اصلی آنهاست.

در حالی که پلتفرم هایی مانند زوم می توانند به گرد هم آوردن تیم های تجاری کمک کنند، اما به اندازه جلسات رو در رو موثر نیستند. ماهیت این جلسات مجازی به این معنی است که اعضای تیم به طور مداوم روی رایانه های خود کار می کنند، تلفن های خود را چک می کنند و در حالی که به کارهای مهم شرکت گوش می دهند تسلیم حواس پرتی می شوند.

جلسات مجازی

محققان دانشگاه استنفورد نشان داده اند که “خستگی زوم” یک پدیده واقعی است. نقص های صفحه نمایش، یخ زدن تصویر و قطع شدن گاه به گاه صدا باعث ایجاد اضطراب می شود و شما را به این فکر می اندازد که “آیا این عمدی است یا دوباره ارتباطم را از دست داده ام؟” حتی نگاه کردن به چهره خودمان در صفحه سیاه نمایش تنش دارد و این کاملاً منطقی است. چون در ملاقات های حضوری نمی دانیم یقه مان شکسته و موهایمان به هم ریخته است. ما فقط فرض می کنیم که ظاهر خوبی داریم.

دکتر لیبی ساندر، استادیار رفتار سازمانی در دانشگاه باند استرالیا، خستگی زوم را مطالعه کرده است. او می نویسد یکی از دلایلی که جلسات آنلاین خسته کننده تر از جلسات حضوری است، این است که مردم بیشتر تلاش می کنند تا مشارکت خود را نشان دهند. او می‌گوید: «در غیاب بسیاری از نشانه‌های غیرکلامی، تمرکز شدید روی کلمات و تماس چشمی مداوم خسته‌کننده است.

چیز دیگر «دید» است. در جلسات دو تا ده نفر یا بیشتر، دیدن همه افراد در اتاق مشکلی نیست و رفتار غیرمنتظره به راحتی قابل تشخیص است. در جلسات مجازی، امکان “دیدن” با جزئیات یکسان در چندین صفحه نمایش کوچک وجود ندارد.

جلسه آنلاین

اگرچه من متقاعد نشده‌ام که دنیای مجازی جایگزین درازمدت مناسبی برای تعاملات چهره به چهره باشد، اما این واقعیت فعلی دنیای ماست. بنابراین، بیایید راه‌هایی را برای استفاده از بیشتر جلسات راه دور بررسی کنیم:

  • Yک واسطه داردYاز. یک نفر باید مسئول هر جلسه باشد تا مطمئن شود همه در حال انجام وظیفه هستند و همه چیز پوشش داده شده است. در جلسات شلوغ که همه در حال صحبت با یکدیگر هستند، برخی افراد حواسشان پرت می شود یا اطلاعات مهم را از دست می دهند. این نوع ملاقات به درد کسی نمی خورد.
  • فروشw شدنYاز هر دوه مشارکت فارواز. ناظم باید همه را در گفتگو مشارکت دهد. در ملاقات های حضوری، معمولاً دو یا سه نفر اصرار دارند که به دیگران اجازه صحبت ندهند. این می تواند در یک جلسه مجازی تشدید شود، زیرا ممکن است برای درونگراها درگیر مکالمه سخت تر باشد. زبان بدن و حالات چهره اغلب می تواند به شما بگوید که فردی نظر متفاوتی دارد اما در به اشتراک گذاشتن آن مردد است. درک این موضوع به صورت حضوری آسان تر است، بنابراین مجری باید به صفحه نمایش توجه کند و افراد را به گفتگو دعوت کند. لازم نیست نسبت به هر اختلافی که احساس می کنید حساس باشید. فقط از آنها بپرسید که آیا ایده هایی برای به اشتراک گذاشتن دارند یا خیر.

جلسه مجازی

  • ال Yک دستورالعمل ها پاYسکوتYاز. داشتن یک دستورالعمل برای یک جلسه مجازی و عدم عدول از آن مهم است. مردم باید زمان جلسه، نحوه برگزاری و ترتیب سخنرانی ها را بدانند. این امر از تغییر موضوع جلسه یا پرداختن به موضوعی که باید در زمان دیگری به آن پرداخته شود، جلوگیری می کند. مدیران باید کسانی را که سعی در تغییر موضوع جلسه دارند ساکت کنند و هر مشکلی را که مانع پیشرفت می شود فهرست کنند.
  • به وقت مردم احترام بگذاریدYاز. رعایت یک برنامه دقیق به زمان اعضای تیم شما احترام می گذارد. آن‌ها می‌دانند که اگر بگویید برای یک ساعت در جلسه به آن‌ها نیاز دارید، دو ساعت بعد دیگر نگران ضرب‌الاجل‌ها و زمان‌های از دست رفته نخواهند بود. اعضای تیم همچنین از دستورالعمل هایی که منجر به حل مشکل می شود قدردانی می کنند، زیرا اگر مشکلی را مطرح نکرده باشند یا بخشی از تصمیم نباشند، اجازه دارند جلسه را ترک کنند و به فعالیت های دیگر بازگردند.

برای من یکی دیگر از کاستی های اساسی در کار از راه دور و جلسات، فرصت شناخت بیشتر یکدیگر در تعامل حضوری است. ما روابط تیمی را از طریق مکالمات منحصر به فرد در اتاق استراحت ایجاد می کنیم که در آن هیچ طرح تجاری ثابتی وجود ندارد.

متأسفانه، در دنیای مجازی، تقلید از آن لحظات بدون ساختار اما مهم تیم سازی دشوار است. اما امیدواریم با این نکات بتوانیم یک بار برای همیشه از شر برخی ناکارآمدی ها و ناهنجاری ها خلاص شویم.

جلسات آنلاین

به این مقاله چه امتیازی میدهید؟